Prospecter les notaires : offices, secrétariats et règles de communication

Un officier public à la communication très encadrée

Le notaire est un officier public nommé par le garde des Sceaux. Sa communication relève du règlement national et du règlement intercours du notariat, approuvés par l’arrêté du 22 mai 2018, et du décret n° 2019-257 du 29 mars 2019 relatif aux officiers publics ou ministériels. La publicité à caractère personnel lui est interdite ; la promotion de la profession appartient à ses instances. L’office peut en revanche diffuser des informations objectives et pratiquer la sollicitation personnalisée.

Lors des consultations de l’Autorité de la concurrence, 67 % des notaires qui ont répondu estimaient que ce cadre ne leur permettait pas de communiquer suffisamment sur leurs activités, en citant le manque de clarté des règles. Un prestataire qui connaît ces textes devient un interlocuteur crédible, parce qu’il évite à l’office une erreur devant sa chambre.

Les créations d’offices depuis 2016

La loi du 6 août 2015 a ouvert la création d’offices dans des zones d’installation libre, sur une carte proposée par l’Autorité de la concurrence. Au 31 octobre 2025, 12 361 notaires exerçaient à titre libéral dans 7 135 offices ; le nombre d’offices a progressé de 64 % depuis 2016. L’avis 26-A-03 du 25 février 2026 recommande 261 nouveaux notaires libéraux pour 2026-2031, dans 82 zones, sur une carte désormais quinquennale.

Chaque nomination crée une entreprise qui s’équipe en entier : bail, aménagement, postes, téléphonie, sauvegarde, site, logiciel de rédaction d’actes, recrutement. Les nominations paraissent au Journal officiel, et les avis de presse autorisés dans les six mois de la création rendent ces offices visibles au moment où ils achètent.

Le contexte économique pèse aussi. Selon le même avis, le nombre d’actes authentiques a baissé de 8 % en 2023 puis de 4 % en 2024, et les effectifs de notaires salariés ont reculé de 10 % entre 2022 et 2024. L’immobilier représente environ 45 % du chiffre d’affaires de la profession, un peu plus de la moitié dans les offices créés depuis 2015 : ces offices surveillent leurs charges de près, et achètent ce qui leur fait gagner du temps.

Les outils de la profession

Une partie de l’équipement est fournie par la profession elle-même : réseau sécurisé, clé d’authentification du notaire, acte authentique électronique, visioconférence sécurisée pour les comparutions à distance. Le prestataire extérieur intervient autour : postes et réseau local, téléphonie et accueil, sauvegarde, site de l’office, gestion de la relation client, formation des collaborateurs, recrutement. Depuis le décret du 20 novembre 2020, la procuration notariée peut aussi être reçue à distance : les offices sont équipés pour ces échanges en visioconférence.

Les achats d’un office

• L’accueil et la téléphonie : standard, prise de rendez-vous, rappel des clients pendant les signatures.
• L’infrastructure autour des outils de la profession : postes, réseau local, sauvegarde, sécurité, maintenance.
• La relation client : suivi des dossiers, échange de documents avec les clients, information sur l’avancement d’une vente ou d’une succession.
• Le recrutement et la formation des clercs et des formalistes.
• Le site de l’office et sa conformité aux règles de la chambre.
• L’aménagement des locaux, à la création ou au transfert de l’office.

Le logiciel de rédaction d’actes relève d’un petit nombre d’éditeurs spécialisés et change rarement. Le reste se renouvelle au rythme des créations, des transferts et des arrivées d’associés.

Joindre l’office

Le notaire passe une bonne partie de la journée en signature, et un office compte souvent plus de collaborateurs que de notaires : le standard, les clercs et les formalistes répondent avant l’associé. La voie la plus courte passe par le secrétariat, avec un créneau précis à proposer, une visio dans la semaine qui suit et une adresse e-mail donnée lettre par lettre. Le début de matinée et le début d’après-midi, avant les premiers rendez-vous, sont les moments où le notaire prend lui-même un appel bref.

Pour le fichier, l’annuaire des notaires de France donne l’office, ses notaires et ses bureaux annexes ; les arrêtés de nomination publiés au Journal officiel et les annonces de presse permises par le règlement national datent les créations, les arrivées d’associés et les transferts. Un office récent et un office ancien n’achètent pas la même chose : le premier s’équipe, le second remplace.